Все о командировочных

Командировка - Это Поездка работника в другую местность Для исполнения служебного задания вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками Не признаются.

в командировку имеет возможность быть направлен исключительно штатный Работник фирмы, С которым заключен Трудовой договор. Поездка в другую местность работника, С которым заключен гражданско-правовой договор (Например, подряда или поручения), командировкой Не считается. Если такому работнику возмещаются Расходы по той или другой поездке, То сумма возмещения считается частью его вознаграждения по договору.

Командированному работнику оплачиваются:
- Суточные;
- Расходы по найму жилого помещения;
- Расходы по проезду К месту командировки и обратно;
- другие Расходы (Например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и Т. Д.).

в бухгалтерском учете траты на командировку полностью включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете Такие траты включают в состав прочих расходов. Суточные учитывают в прочих расходах исключительно в пределах установленных норм.

Если Суточные выдаются в пределах норм, То их сумма в налоговом учете включается в состав прочих расходов. Если Суточные выдаются сверх установленных норм, То сумма превышения в состав прочих расходов Не включается и налогооблагаемую прибыль Не уменьшает.

Однодневная Командировка: оплачивать или нет?
согласно пункта 166 Трудового кодекса РФ Командировка - Это Поездка работника по распоряжению начальника фирмы Для исполнения того либо другого задания вне места его постоянной работы. Никаких ограничений по срокам командировки правило Не содержит. По этой причине в такой ситуации нужно руководствоваться инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 Г. N 62 " О служебных командировках в пределах СССР ".

в этом документе установлен лишь максимальный срок командировки (40 дней). Минимального срока там нет. Не менее того, инструкция предусматривает, Что Командировка Может Не превышать одного дня (п. 2).

Однодневная Командировка оформляется в обычном порядке. Работник отправляется в командировку вследствие приказа начальника фирмы. Приказ оформляется по форме N Т-9 (Если в командировку направлен Один Работник) или Т-9а (Если в командировку направлены несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Если срок командировки - Один день, То командировочное удостоверение работнику можно Не выписывать (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 Г. N 62). Про То, Что Работник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Форма Этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией.

Если Сотруднику выданы деньги Для оплаты тех или иных затрат, То Не позже трех дней После возвращения из командировки он обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету прилагаются Все документы, которые подтверждают его Расходы (Например, проездные билеты, документы на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения, и Т. Д.).

Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете исключительно опосля того, Как авансовый отчет будет утвержден начальником фирмы.

При однодневной командировке Фирма Может оплатить Сотруднику:

- Расходы по проезду на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок;
- разовые проездные билеты на городской транспорт;
- Расходы на провоз багажа (Например, той или другой аппаратуры, которая Может понадобиться работнику).

Если Работник по окончании рабочего дня решил остаться по месту командировки, ему имеют возможность быть оплачены и Расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации Командировка однодневной считаться Не станет.

по общему правилу Если Работник фирмы Может ежедневно возвращаться К месту своего жительства (в том числе При однодневной командировке), То Суточные ему Не выплачиваются.

Если Суточные были Все же выданы работнику, То их сумма Не уменьшает прибыль и включается в его общий доход. ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию выданные деньги Не облагаются.

вспомним, Что этот пошлину (взнос на обязательное пенсионное страхование) Не начисляется на любые платежи, которые Не учитываются При налогообложении прибыли. Про Это сообщается в публикации 326 Налогового кодекса РФ.

Может Работник вернуться домой или нет, решает начальник фирмы. При этом начальник обязан принимать Во внимание дальность расстояния, характер работ, выполняемых со-

трудником, время, которое надобно Для его отдыха.

Это решение отражается в приказе начальника, в которых указывается срок командировки работника.

Если начальник фирмы решил, Что Работник Не имеет возможности возвратиться домой, То Суточные выдаются на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 Г. N 04-02-05/6).

в такой ситуации Суточные уменьшают облагаемую прибыль, Не включаются в доход работника, Не облагаются ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию. Это правило действует При условии, Что Суточные Не превышают норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93. Если Суточные были выданы в большем размере, То сумма превышения налогооблагаемую прибыль фирмы Не уменьшает. Однако она Все Таким образом же Не облагается ЕСН и НДФЛ. Если работнику Суточные выплачиваются, То ему в обязательном порядке обязано быть выдано командировочное удостоверение.

Если командировку отменили
Командировка была запланирована заранее. Вчера отъезда ее отменили, Поскольку пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные Расходы.

Ясно, Что подотчетные деньги будут возвращены. А вот Как быть С другими расходами?

часто деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, При этом возвращают Не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все Эти траты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят К внереализационным расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете надобно, Чтобы они были экономически оправданными. В данном случае сложно связать Расходы по отмененной командировке С получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана При возврате билетов, можно обосновать Как Расходы на штраф за нарушение договора перемещения. Такие штрафы имеют возможность уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 П. 1 ст. 265 НК РФ). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, Такие Расходы незначительны и редки. По этой причине, Если вы хотите защититься споров С налоговиками, налогооблагаемую прибыль на них лучше Не уменьшать.

Форс-мажор в командировке
Работник размещается в командировке. Однако вовремя Не Может вернуться из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. Что должна выплатить Фирма, когда Работник приедет?

Фирма должна возместить работнику:
- Суточные;
- Расходы на наем жилого помещения.

Эти траты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 6 П. 2 ст. 265 НК РФ).

в бухгалтерском учете их отражают Как чрезвычайные Расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Однако на практике Бывает Иногда сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. По этой причине проще поступить Так.

Надо издать Приказ О продлении командировки. В таком случае можно списать траты Как обычные командировочные Расходы.

Чтобы Не возникало проблем, Надо попросить фирму-партнера, К которой направлен Работник, поставить в командировочном удостоверении отметки О выбытии Тем днем, когда Работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия.

Если по каким-либо причинам сделать Это Не получится, можно обосновать Расходы исключительно приказом О продлении и билетами. Однако в этом случае имеют возможность возникнуть разногласия С налоговиками При проверке. Дополнительным аргументом в вашу пользу Может тут служить письмо Минфина России от 6 декабря 2002 Г. N 16-00-16/158. В нем сказано, Что Для подтверждения командировки достаточно наличия исключительно одного приказа.

Работник в командировке заболел

Работник отправлен в командировку в пределах России. В этот момент он заболел.

опосля того Как Работник вернется, Фирма должна ему возместить Суточные за время болезни, Расходы по найму жилого помещения и больничные (ст. 168 ТК РФ, совместная инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 Г. N 62 " О служебных командировках в пределах СССР " ).

Если Работник лечился в стационаре, То за Эти дни ему Не выплачивают Расходы по найму жилого помещения. Суточные за время болезни в командировке Фирма Может возместить за период, Не превышающий 2-х месяцев (п. 16 обоюдной инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 Г. N 62).

Обратите внимание: больничные имеют возможность быть выплачены, только в том случае, Если у работника есть правильно оформленный больничный лист.

Если Фирма направляет в командировку совместителя, То по основному месту работы такой Работник оформляет отпуск без сохранения зарплаты (за собственный счет). Если Работник в этот период заболел, То больничные ему Не выплачивают (п. Пятнадцать постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6).

Может случиться, Что Работник пожелает получить свои больничные Во время командировки (Например, Если болезнь будет продолжительной). В таком случае Фирма Может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 25 П. 1 ст. 264 НК РФ).

Что же относительно найма жилья и суточных, То Такие траты в налоговом учете включают в Расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п. 12 ст. 264 НК РФ). Однако При проверке налоговики имеют возможность сослаться на То, Что Расходы экономически Не оправданы. Чтобы Не было проблем, мы советуем загодя подготовить Эти траты в коллективном или трудовом договоре. Тогда При проверках будет возможно ссылаться на пункт 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, Что К расходам по оплате труда принимаются траты, произведенные в угоду работников и предусмотренные в договорах.

ранее фирмы руководствовались постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 Г. N 365. Однако С 17 января 2003 года этот документ утратил силу. На практике в настоящее время Все Расходы по загранкомандировкам (Суточные, Расходы по найму жилого помещения) возмещают в таком же порядке, Как и При командировках на территории Российской Федерации.

Сотруднику, заболевшему в командировке за рубежом, будут возмещены:
- Суточные;
- Расходы по найму жилого помещения;
- больничные.

Суточные Фирма должна возместить в порядке, установленном совместным письмом Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 Г. N 1037-ИХ. Таким образом, Если Работник в период командировки пребывал в нескольких иностранных странах, То При выезде из одной страны в другую Суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает Работник.

Расходы по найму жилого помещения возмещают в размере фактических затрат, подтвержденных документами.

Что же относительно больничных, То тут Надо учесть Один момент: их выплачивают исключительно вследствие документа О нетрудоспособности, оформленного в соответствии С приказом Минздравмедпрома России от 13 января 1995 г. N 5. По этой причине, когда Работник вернется из загранкомандировки, ему Надо будет заменить документы, подтверждающие его болезнь (п. 1. 10 совместного приказа Минздравмедпрома России от 19 октября 1994 Г. N 206 и постановления ФСС РФ от 19 октября 1994 г. N 21). Это сделает лечащий врач по месту жительства работника, А утвердит администрация поликлиники.

Неформальные документы
Все Расходы, связанные С командировкой, обязаны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем часто Не Всплавает - их, Как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в отеле в подтверждение оплаты сотрудникам часто выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе Неустановленный бухгалтерской науке документ.

Разберемся, нужен ли Для подтверждения расходов на проживание кассовый чек гостиницы.

по общему правилу При расчетах за наличные нужно применять кассовый аппарат. Однако гостиницы заместо чеков имеют возможность выдавать бланки строгой отчетности - Это следует из закона О контрольно-кассовой технике. Сейчас действует Приказ Минфина России от 13 декабря 1993 Г. N 121, утвердивший форму гостиничного счета (Форма N 3-Г). Если гостиница оформляет такой бланк, То ККМ она Может Не применять.

Но даже Если гостиница Не выдает ни счет по форме N 3-Г, ни чек ККМ, А выписывает, К примеру, приходный кассовый ордер - в итоге траты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, Что Налоговый правило РФ Не уточняет, какими именно документами обязаны быть подтверждены командировочные Расходы. По этой причине инспекция должна принимать любой документ, сформированный по правилам бухгалтерского учета.

Поездка " несотрудника "
Иногда, Что в командировку отправляют человека, который официально работником фирмы Не числится. На Это имеют возможность быть самые разные причины: Работник имеет возможность быть в штате другой, " дружественной " фирмы или же он Вообще получает неофициальную заработную плату.

в таком случае Инспекторы При проверке имеют возможность посчитать, Что платежи этому Сотруднику (Суточные, оплата проезда и проживания) - Это Не компенсация за командировку, А его доход. Фирме доначислят пошлину на прибыль и НДФЛ.

на 1-ый взгляд Инспекторы правы. Трудовой правило РФ определяет командировку Как " поездку работника по распоряжению работодателя " (ст. 166 ТК РФ). А между работником и работодателем обязан быть заключен Трудовой договор (ст. 56 ТК РФ). Если же Трудового договора нет, То оплату суточных, проезда и проживания нельзя включить в траты Как Расходы на командировку и на них Не распространяется освобождение от НДФЛ.

Но рассуждать можно и по-другому. То, Что Работник стал выполнять задание фирмы, само по себе свидетельствует, Что он исполняет трудовые обязанности. А Если Работник приступил К работе, То Трудовой договор автоматически считается заключенным (ст. 67 ТК РФ).

по этой причине, даже Если Фирма и Работник Не оформили Трудовой договор на бумаге, траты по командировке такого работника можно учесть При расчете налоговых вычетов на прибыль и оплачивать НДФЛ С них Не нужно. Этого же мнения придерживаются арбитражные суды (см., К примеру, постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. N КА-А40/9726-03, ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 Г. N А31-541/1).

само собой, Чтобы защититься претензий При проверке, на время командировок можно оформлять срочные трудовые договоры. Но, даже Если Этого Не сделать, траты на поездки по заданиям фирмы в итоге следует считать командировочными расходами.

Командировка " наоборот "
часто в командировку Работник выезжает из города, в котором расположена Фирма. А Может ли началом командировки значиться какой-То другой населенный пункт?

часто проверяющие считают, ведь Это невозможно. Один такой Спор рассмотрел Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа.

Пример

Фирма, зарегистрированная в Санкт-Петербурге, приняла в штат на должность консультанта Юрия Другова, живущего в столице России. По договору местом его работы значился город Москва, Однако он обязан был периодически отчитываться перед фирмой и в случае необходимости приезжать в Санкт-Петербург собственной персоной. Такие поездки оформлялись Как Служебные командировки. Но инспекция При проверке приняла решение, Что поездки в Место расположения фирмы считать командировками нельзя. Следовательно, Фирма завысила свои Расходы. Фирма С решением контролеров Не дала согласие и подала иск в арбитражный суд.

Спор был решен в угоду фирмы. Командировка - Это Поездка Для исполнения служебного задания вне места постоянной работы работника. Так Как поездки Московского консультанта носили именно такой характер, Фирма правомерно компенсировала их Сотруднику (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 января 2004 г. N А56-14042/03).
Так, в Расходы включают траты на проезд работника от места его работы до места, в которых он обязан выполнять командировочное задание. Место работы указывают в трудовом договоре С сотрудником, и оно Может Не совпадать С городом, в котором зарегистрирована Фирма. А относительно пункта назначения командировки Вообще Никаких ограничений Не существует. Следовательно, Работник Может поехать в командировку и в центральное подразделение фирмы, и в Один из ее филиалов.

Поездка без результата
Не всякая Командировка завершается выполнением поставленного поручения. К примеру, Может Не состояться намеченное подписание договора. Вообще, Командировка Может Не закончиться неким " материальным " результатом. Но даже в этом случае командировочные Расходы следует принимать Во внимание При расчете налоговых вычетов на прибыль, А оплачивать НДФЛ С них Не Надо. Бывает Инспекторы пытаются Это оспорить, Но безуспешно.

Пример

Налоговая инспекция провела выездную проверку ЗАО " Гранма ". Инспекторы выяснили, Что в 2001 году Фирма командировала работников в регионы, где у нее Не было контрагентов. Помимо Этого, по результатам командировок Не было подписано Никаких договоров, протоколов О намерениях и Т. П. Инспекторы приняли решение, Что командировки носили непроизводственный характер, и доначислили Фирме пошлину на прибыль." Гранма " обратилась в суд и выиграла Дело. Судьи указали, Что недостаток конкретных результатов Не изменяет характера командировочных расходов. Так Как Командировка была правильно оформлена, Фирма обоснованно включила ее в Расходы (постановление ФАС Московского округа от 17 сентября 2003 г. N КА-А40/6781-03).

Так, независимо от результатов траты на командировки уменьшают налоговую прибыль. Важно лишь, Чтобы была сформулирована цель командировки (в приказе или в командировочном задании) и эта цель была связана С деятельностью фирмы.

на задание - со страховкой
Как правило, При приобретению железнодорожного или авиабилета " в нагрузку " продают Полис медицинского страхования. В реальности страхование в этом случае - Дело добровольное, и, покупая билет, от страхового полиса можно отказаться. Однако продающие билеты кассиры напомнить про Это " забывают ". Хотя Стоимость страховки невелика, Разберемся, можно ли ее включить в Расходы и Не Надо будет ли При этом оплачивать НДФЛ.

Стоимость полиса нельзя отнести К расходам на проезд. Так или иначе добровольное страхование работников можно принимать Во внимание При налогообложении прибыли, Если повествование ведется О страховке " только на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи С исполнением им трудовых обязанностей " (п. 16 ст. 255 НК РФ). Полис, продаваемый Своместно С билетом, предусматривает страхование Как раз на такой случай, по этой причине его можно включить в Расходы.

Так Как Полис предусматривает страхование жизнедеятельности и здоровья работника, удерживать НДФЛ С его стоимости Не Надо (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять ЕСН также Не Надо будет (подп. 7 П. 1 ст. 238 НК РФ).

VIP-зал, питание и развлечения

Кроме проезда и проживания С командировками имеет возможность быть связан целый ряд иных расходов. Это применение работником в аэропорте зала официальных лиц и делегаций (Так называемого VIP-зала), минибар в отеле, еда в ресторане и Т. Д. Часто Сотруднику Такие Расходы Не оплачивают. А Если Фирма Все же их компенсирует - проводят Это за счет чистой прибыли и удерживают НДФЛ. Но в части случаях Не Надо оплачивать лишние налоги. Рассмотрим Такие ситуации.

по вопросу VIP-зала есть официальная позиция Московского Управления МНС, основанная на разъяснениях МНС России (письмо УМНС по г. Москве от 7 августа 2003 Г. N 27-08а/43214). Компенсируя Эти Расходы, Фирма Не удерживает НДФЛ в том случае, Если применение VIP-зала предусмотрено положением О командировках фирмы. Утвердите такое положение - и оплачивать пошлину на доходы физлиц Не Надо будет. Официальные разъяснения Не касаются налоговых вычетов на прибыль, Но, по нашему мнению, Такие траты можно учесть и в налоговом учете, Поскольку VIP-зал конкретно связан С поездкой.

в принципе, в положении О командировках можно упомянуть Расходы на питание в ресторане, мини-бар и прочие Дополнительные сервис в гостиничном номере. В этом случае, оплачивая их, Фирма будет компенсировать Сотруднику " иные Расходы, произведенные С разрешения или С ведома работодателя " (ст. 168 ТК РФ). Оплачивать НДФЛ в этой ситуации Фирма Не обязана. Но При проверке Инспекторы вряд ли С этим согласятся, да и в налоговом учете Такие Расходы учесть нельзя (подп. 12 П. 1 ст. 264 НК РФ).

Если же Командировка подразумевает диалоги С партнерами, обед в ресторане можно провести Как представительские Расходы. В пределах 4 % от фонда оплаты труда подобные Расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Возможна еще одна ситуация. Дополнительные сервис имеют возможность быть упомянуты в гостиничном счете, Но их Стоимость отдельно Не указана. В таком случае их нужно принимать Во внимание в стоимости проживания. Следуя этому принципу, Как оплату командировочных можно провести даже Расходы на экскурсии и развлечения, Стоимость которых невозможно отделить от стоимости проживания или проезда.

Пример

Спортивная некоммерческая Организация " Стинол " проводила тренировочные сборы в Турции. На Эти сборы спортсмены выезжали по путевкам, в Стоимость которых входили экскурсии и развлекательная программа. Во время проверки Инспекторы отнесли Стоимость путевок К доходам спортсменов и доначислили " Стинолу " взносы Во внебюджетные фонды.

Организация оплачивать Не захотела, и в суде ей получилось выиграть Спор С инспекцией. Так Как выделить Стоимость экскурсий из цены путевок было невозможно, Судьи приняли решение, Что " Стинол " правомерно отнес всю сумму на командировочные Расходы (постановление ФАС Центрального округа от 20 ноября 2003 г. N А36-69/16-03).

klerk. Ru